Salon kaupunginarkisto säilyttää kaupungin ja sen edeltäjäkuntien toiminnassa syntyneitä pitkään ja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja sekä palvelee tutkijoita, viranomaisia, kaupunkilaisia ja muita asiakkaita tietojen ja asiakirjojen haussa. Sukututkija voi löytää kaupunginarkiston aineistoista monenlaisia tietoja sukulaisistaan.

Jos sukulainen on ollut kunnalla töissä, löytyy hänestä todennäköisesti tietoja nimikirjoista tai vastaavista asiakirjoista, ja jos hän on toiminut kunnan luottamushenkilönä, löytyy hänestä tietoja luottamushenkilörekisteristä. Kunnan asukkaana sukulaisesta voi löytyä tietoja esimerkiksi veronkantoluettelosta tai koiraveron maksamiseen liittyvistä asiakirjoista, koulujen opintokorteista tai rangaistuspäiväkirjoista, rakennuslupapäätöksistä, peltojen vuokraamiseen liittyvistä asiakirjoista, kirjaston lainauskirjoista sekä urheilukilpailujen tulosluetteloista. Hänestä saattaa löytyä tietoja myös potilasasiakirjoista tai sosiaalihuollon asiakirjoista kuten sotaleskien kortistosta, perhelisäkortistosta tai lastenkodin nimikirjoista. Lisäksi toimielinten pöytäkirjoista saattaa löytyä melkeinpä mitä tahansa tietoja, jos asia ylipäätään on ollut toimielinten ratkaistavana. Tietojen kirjo voi siis olla hyvinkin laaja.

Tietoja pyydettäessä täytyy kuitenkin tiedostaa muutamia rajoittavia reunaehtoja, jotka liittyvät pitkälti asiakirjojen säilytysaikoihin ja salassapitoon. Kaikkia kaupungin toiminnassa syntyviä aineistoja ei säilytetä pysyvästi, eli tietoja määräajan säilytettävistä aineistoista voi saada vain rajoitetun ajan. Kansallisarkisto määrää seulontapäätöksissään, mitkä asiakirjat kunnan on säilytettävä pysyvästi. Määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajat määräytyvät joko suoraan tai välillisesti laeista ja asetuksista tai organisaation ylläpitämästä tiedonohjaussuunnitelmasta.

Vaikka viranomaisen asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia, on osa tiedoista salassa pidettäviä ja niiden saantioikeutta on rajattu. Viranomaisen asiakirjan salassapito perustuu aina lakiin. Salassa pidettäviä tietoja ovat esimerkiksi henkilön taloudellista asemaa ja terveydentilaa koskevat tiedot, henkilön saamat sosiaalihuollon etuudet ja palvelut sekä henkilön yksityiselämän piirissä esittämät mielipiteet, elintavat, osallistuminen yhdistystoimintaan, vapaa-ajan harrastukset ja perhe-elämä. Salassapito ei kestä ikuisesti, vaan esimerkiksi yksityiselämän suojaamiseksi salassa pidettäväksi säädetyn asiakirjan salassapitoaika on 50 vuotta sen henkilön kuolemasta, jota asiakirja koskee tai, jollei tästä ole tietoa, 100 vuotta. Sukututkijan tulee ottaa huomioon tarvittaessa myös EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain sekä tekijänoikeuslain mukanaan tuomat velvoitteet ja rajoitteet.

Ohjeet tietopyynnön jättämiseen sekä tietopyyntölomake löytyvät Salon kaupunginarkiston verkkosivuilta. Tietopyynnön voi jättää kaupunginarkistolle sekä puhelimitse, sähköpostitse, postitse että paikalla käyden. Tietopyyntö tulee yksilöidä riittävän tarkasti, jotta kaupunginarkiston henkilökunta voi selvittää, mitä asiakirjaa tietopyyntö koskee. Tietopyynnössä tulisi olla selkeästi kerrottu, mitä tietoja haetaan, miltä ajalta tietoja haetaan, minkä kunnan arkistosta tietoa haetaan sekä tietysti kenen tietoja haetaan. Koska tiedot on saatettu järjestää eri tavoin eri kunnissa, kannattaa kertoa henkilöstä kaikki mahdolliset hakuun vaikuttavat tiedot kuten syntymäaika, kaikki tiedossa olevat sukunimet, kaikki tiedossa olevat kotikunnat ja niin edelleen. Lisäksi tarvitaan tietysti pyytäjän yhteystiedot mahdollisten tarkentavien kysymysten takia ja tietojen toimittamiseksi. Kaupunginarkiston henkilökunta auttaa tarvittaessa tietopyynnön yksilöinnissä arkistoluettelojen, diaarien ja muiden hakemistojen avulla.

Julkisista asiakirjoista saa halutessaan kopioita, ja niihin voi tutustua myös kaupungintalolla virka-aikaan. Vierailusta on hyvä sopia etukäteen, jotta tutkittavat aineistot voidaan etsiä valmiiksi ja niiden tutkimista varten varata tila. Lainaan asiakirjoja ei anneta. Salassa pidettäviä tietoja ja henkilörekistereitä koskevissa tietopyynnöissä pyytäjän tiedonsaantioikeus varmistetaan etukäteen. Kopioista ja vaativasta tiedonhausta peritään kaupunginhallituksen päättämän hinnaston mukainen maksu.