Nykytila

Suomalaisen väestökirjanpidon tehtävät on jaettu kirkkojen ja valtion kesken. Tämä tilanne on vallinnut uskonnonvapauslain voimaanastumisesta (1923) lähtien. Asiaan on haettu ratkaisua usean vuosikymmenen ajan tähdäten yhteen keskitettyyn väestörekisteriin, joka olisi valtion ylläpitämä. Osaratkaisu asiaan on syntynyt vuonna 1999, jolloin astui voimaan laki uskontokuntien jäsenrekistereistä. Lain myötä kaikkia kansalaisia koskevan väestörekisterin ylläpitovastuu siirtyi valtiolle. Uskonnolliset yhdyskunnat olivat tämän jälkeen jäsentensä henkilötietojen ylläpitäjiä. Uskontokunnilla säilyi kuitenkin oikeus tallentaa ja ylläpitää jäsentensä väestötietoja. Tarkkaan ottaen vuoden 1999 jälkeen emme voi puhua kirkollisesta väestökirjanpidosta vaan paremminkin jäsenkirjanpidosta.

Kirkollisessa ympäristössä väestö-/jäsenkirjanpito on kirkonkirjojen pitoa, joka puolestaan jakautuu kahteen suurempaan tehtäväkokonaisuuteen. Rekisterin ylläpito on kaiken työn perusta. Kirkollisten toimitusten kirjaamisen myötä rekisteriin muodostuvat henkilö- ja perhesuhdetiedot. Rekisterin eheyttä on myös välttämätöntä seurata. Ilmenevät virheet korjataan alkuperäisaineiston nojalla. Kun rekisteri on perustaltaan ajan tasalla, voidaan aineistosta luovutettavien tietojen oikeellisuuteen luottaa. Kirkonkirjoista luovutetaan tietoja todistuksina ja otteina. Tietojenluovutus jakautuu kahteen pääryhmään. Viranomaistarkoituksiin luovutettavissa todistuksissa yleisin käyttötarkoitus on edesmenneiden henkilöiden perunkirjoituksia varten laadittavat sukuselvitysmuotoiset virkatodistukset. Sukututkimusta varten laadittavat virkatodistukset ovat luonteeltaan yksityiseen käyttöön tarkoitettuja otteita. Sisällöllisesti sukututkimusvirkatodistusten tietoja voidaan käyttää tarkoituksiin, jotka ovat erittäin lähellä historiallista tutkimusta.

Tietosisällöltään kirkonkirja-aineisto – erityisesti sen vanhempi kirjamuotoinen osa – on hyvin rikas. Aineiston tiedot taipuvat monentyyppisten tutkimusten lähteiksi. Rippikirjojen ehtoolliskäyntimerkintöjä laskemalla on tulkittu esimerkiksi Tampereen seudun väestön uskonnollista sitoutumista vuosina 1855–1905 (Kortekangas 1965). Perheiden ja sukujen henkilötietojen pohjalta voidaan rakentaa laajempaa analyysiä esimerkiksi maaseutuyhteisön elämänmuodosta. Tällöin sukututkimuksena julkaistu kertomus täyttää nk. mikrohistoriallisen analyysin kriteerejä (Luoma 2024). Sukututkimusta on käytetty myös tutkimusmenetelmän luonteisesti osoittamaan tutkittavan ajattelijan verkostoja ja yhteyksiä tiettyihin ajattelun suuntauksiin (Niittynen 2019).

Varhaista historiaa

Kirkonkirjojen muodostaminen on alkanut 1600-luvulla historiakirjoista (kastetut, vihityt ja haudatut). Turun piispa Isak Rothovius (1572–1652) antoi määräyksen historiakirjojen ylläpitämisestä. Johannes Gezelius vanhempi (1615–1690) täsmensi vuoden 1673 kirkkojärjestyksessään (Perbreves Commonitiones) historiakirjojen ylläpitoa. Vuonna 1686 Ruotsin kirkkolaissa säädettiin yhtenäiset määräykset kirkonkirjojen pidosta. Lain myötä rippikirjojen ylläpito tuli pakolliseksi ja historiakirjat toimivat niihin nähden primäärilähteinä. Kirkonkirjojen ylläpito oli alun perin tarkoitettu seurakuntalaisten kristinopin taitojen ja ehtoollisella käyntien kontrollointiin. Tietojen rekisteröinnin motiivi oli lähtökohdiltaan kirkollinen.

Valtion viranomaisten kiinnostus heräsi näiden rekistereiden hyödyntämiseen. Viranomaiset havaitsivat kirkonkirjat kattavammiksi kuin esimerkiksi henkikirjat. Näin ollen niiden sisältämät henkilötiedot saattoivat toimia sotaväkeen oton tai verotuksen lähteinä. Papisto suhtautui vaatimuksiin torjuvasti. Kirkonkirja-aineiston hyödyntäminen johti siihen, että osa perheistä ei tuonut enää nuoriaan ripille pakoillakseen poikiensa luovuttamista sotarintamille tai henkirahan maksajiksi. Tämä puolestaan oli omiaan heikentämään sekä nuorten oikeudellista asemaa että kirkonkirjojen luotettavuutta väestörekisteriaineistona.

Kirkonkirjojen ylläpito kehittyi vähitellen yleisen väestörekisteriaineiston luonteiseksi. Seurakuntien jäsenten henkilötietojen järjestelmällinen kirjaaminen ja kokoaminen tuli mahdolliseksi rippikirjojen käyttöönoton myötä. Valtion viranomaisten vaatimus tietojen saamiseen oli kehityksessä ratkaisevaa. Puolin ja toisin voitiin havaita, että papistolla oli luetteloidensa perusteella pääsy koko väestön henkilötietoihin.

Kirkollisen väestökirjanpidon kehityksen kannalta oli oleellista, että ihmisten tiedot kerättiin luetteloista yhteen paikkaan, rippikirjaan. Rippikirjasta muodostui varsinainen väestörekisteri ja luettelot toimivat varmistuksina, primäärilähteinä, joiden nojalla rippikirjojen merkintöjä voitiin kontrolloida. Luettelot olivat – ja ovat edelleen tutkimuksen lähteinä – ”todistusvoimaisempia” rippikirjaan nähden. Niiden sisältämät tiedot on kirjattu kyseisen tapahtuman alkulähteellä, esimerkiksi kasteen yhteydessä. Näin kirkonkirja-aineisto kokonaisuutena muodostui 1600-luvun puhdasoppisuuden ajan myötä kattavaksi kirkollisten ja väestökirjanpidollisten henkilötietojen lähteeksi.

1960-luvun siirtymä – rippikirjoista perhelehtiin

Rippikirjoja ylläpidettiin pääkirjoina aina 1960-luvulle asti. Noin vuodesta 1962 lähtien pääkirjoina toimivat perhelehtikirjat. Perhelehti on kartonkikortti (kuva 1), johon kunkin perheen tiedot tuotiin rippikirjoista tutun patriarkaalisen järjestyksen mukaisesti. Historiakirjoja – kastettujen, vihittyjen, muuttaneiden, kuolleiden ja haudattujen – luetteloita ylläpidettiin edelleen. Varsinaisiksi primäärilähteiksi muodostuivat ilmoitukset. Esimerkiksi kasteilmoituksen nojalla lapsen syntymä- ja nimitiedot, vanhemmat, kummit, kastepäivä ja kastaja vietiin luetteloon ja lapsen henkilötiedot perhelehteen vanhempiensa kortille.

1980-lopulta lähtien tietokoneet yleistyivät toimistotyönkin rutiinitehtävien apuna. Näin tapahtui myös Suomen evankelis-luterilaisen kirkon virastotyössä. Kirkkoverkko otettiin käyttöön 1990-luvun alussa. Tämä mahdollisti sähköisten järjestelmien käyttöönoton seurakuntien väestökirjanpidollisissa tehtävissä. Järjestelmät otettiin käyttöön vaiheittain seurakunta- ja keskusrekisterikohtaisesti.

Noin kymmenen vuoden siirtymäaikana virastotyössä oli päällekkäistä työtä runsaasti. Henkilötietoja tallennettiin ilmoituksilta luetteloihin, perhelehtiin ja sähköisiin järjestelmiin. Valtion väestörekisterin perustamisen myötä vuonna 1969 seurakunnissa tapahtuneiden kirjausten tiedot tuli toimittaa myös kunnallisiin rekisteritoimistoihin (vuodesta 1996 lähtien maistraatit) kirjattaviksi. Väestörekisterikeskus ylläpiti valtion väestötietojärjestelmää, jonka tiedot tuli olla yhtäpitäviä seurakuntien rekistereiden kanssa.

Seurakunnissa tapahtuvan päällekkäisen työn lisäksi suomalaista väestökirjanpidollista työtä on kuormittanut valtion ja kirkkojen (evankelis-luterilainen ja ortodoksinen kirkko) toisistaan erilliset, mutta tiedoiltaan päällekkäiset järjestelmät. Tämä on koettu haasteeksi alusta lähtien. Vuosien varrella on esitetty aloitteita järjestelmien keskittämiseksi. Vuonna 1999 saatiin osittainen ratkaisu asiaan. Laki uskontokuntien jäsenrekistereistä astui voimaan 1.10.1999. Lain myötä kirkot luopuivat väestökirjanpitovastuusta. Vastuu koko väestön kirjanpidosta siirtyi valtiolle. Kirkoista tuli nyt vain jäsentensä henkilötietojen ylläpitäjiä. Tosin kirkoilla säilyi oikeus ylläpitää ja kirjata väestötietojen luonteisia tietoja jäsenistään.

Siirtymä sähköiseen aikaan

Vuoden 2004 lopussa kaikkien seurakuntien tuli olla yhteydessä Kirkkoverkkoon. Tämän myötä perhelehtien ylläpito jäi historiaan. Vuoden 2005 alusta lähtien sähköiset järjestelmät (esimerkiksi Status Papinkirja tai Sirius) toimivat pääkirjoina, joihin tallennettiin tiedot ilmoituksista. Kirkkoverkon käyttöönoton myötä rekisteritietojen siirto kirkon järjestelmistä valtion väestötietojärjestelmään tapahtui sähköisesti konekielisenä. Manuaalinen työ keveni ja rekisteritietojen yhtäpitävyyttä valtion ja kirkkojen välillä voitiin ryhtyä seuraamaan lyhyemmällä viiveellä.

On syytä huomata, että kirkko on ollut jäsentensä ainoa väestökirjanpitäjä aina vuoteen 1999 asti. Näin ollen kirkon väestörekisteriaineisto on jäsentensä henkilötietojen luotettavin lähde peräti 2000-luvun taitteeseen asti. Vaikka kirkon ja valtion järjestelmät ovat erilliset ja eri organisaatioiden ylläpitämät, niiden välillä on keskinäinen yhteys. Aikaisemmin seurakunnissa kirjatut tiedot on tullut kirjauttaa myös valtion yksiköissä. Nykyisin tiedot siirtyvät puolin ja toisin rajapintaa pitkin muutostietoliikenteenä. Tietojen yhtäpitävä kirjautuminen voidaan kontrolloida lähes reaaliaikaisesti päivittäin.

… ja edelleen digitaaliseen aikaan

2000-luvun puolivälissä käynnistyi myös hanke kirkonkirjojenpidon tietojärjestelmien kehittämiseksi (kitke). Tavoitteena oli Suomen evankelis-luterilaisen kirkon yhteisen tietojärjestelmän ja siihen liitetyn digitoidun kirkonkirja-aineiston luominen. Fyysinen kirja-aineisto on ainutkertainen ja arvokas sekä ikänsä puolesta haurastuva jatkuvaa käyttöä ajatellen. Digitoinnin tarkoituksena oli suojella vanhaa aineistoa. Lähtökohdiltaan hankkeen tavoitteena oli myös asiakaspalvelun parantaminen ”yhden luukun periaatteen” myötä. Kirjojen ja perhelehtien digitoinnin tarkoituksena oli tuottaa sähköinen arkisto metatietoineen.

Hanke eteni siten, että digitointi aloitettiin vuonna 2008. Kirkon yhteinen jäsentietojärjestelmä Kirjuri otettiin käyttöön vuonna 2013. Digitointi saatettiin siinä määrin hyvään vaiheeseen vuonna 2017, että nk. KirDi-toiminnallisuus voitiin luoda ja ottaa käyttöön. KirDi-toiminnallisuus mahdollisti tietojen tallentamisen ja siirtämisen vanhasta kirja-aineistosta Kirjurin jäsentietojärjestelmään. Sukuselvityksiä laativilla viranhaltijoilla on valtakunnalliset oikeudet Kirjurin jäsentietojärjestelmään (Data) ja digitoituun aineistoon (Digi). Valtakunnallisten sukuselvitysten pilotointi voitiinkin käynnistää syksyllä 2018. Tuotantoon valtakunnallisten sukuselvitysten laatiminen siirtyi vuoden 2020 alusta lähtien. Kaikkien Suomen ev.lut. seurakuntien tuli olla rekisteripalveluidensa osalta suuremmissa aluekeskusrekistereissä jäsenseurakuntina vuoden 2022 alusta lähtien.

Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsentietojärjestelmä Kirjurin rakenne on tällä hetkellä seuraava: Kirjuri Data on työväline, jonka avulla jäsenten väestötietojen muutokset tallennetaan kirkollisiin toimituksiin liittyvien asiakirjojen nojalla. Se on ohjelmiston osa, joka käsittää jäsenten reaaliaikaiset henkilö- ja perhesuhdetiedot. Kirjuri Digi sisältää vanhan kirkonkirja-aineiston 1800-luvun puolivälistä alkaen aina perhelehtikirjojen elinkaaren päättymiseen asti. Kirjuri Dataan on ajettu konversiona tiedot aikaisemmista sähköisistä järjestelmistä. On mahdollista, että Status tai Sirius aikanaan eivät ole olleet perhesuhdetiedoiltaan täysin aukottomat. Näin ollen myös Kirjurin tiedoissa voi olla katveita. Esimerkiksi 1930-luvulla syntyneen vanhemman lapsista yksi voi olla siirtynyt niin varhain pois lapsuudenperheestään, että hänen tietonsa eivät ole siirtyneet eteenpäin lapsuudenperheen yhteydessä. KirDi-toiminnallisuus on ohjelmiston osa, jonka avulla voidaan hakea tiedot vanhemmista rekistereistä aina 1800-luvun puoliväliin asti. Esimerkkimme lapsen tiedot voivat löytyä vanhempien 1950-luvun rippikirjamerkinnöistä ja ensimmäisiltä perhelehdiltä. Näiden tietojen nojalla voimme tallentaa lapsen tiedot KirDi-näytöllä vanhempien tietojen yhteyteen ja lähettää tallennuksen Kirjuri Dataan asiaan liittyvien kuvalinkkien kera. Näin ko. lapsen tiedot tulevat todistusaineiston kanssa jäsentietojärjestelmän ajantasaisiin tietoihin. Lapsen tiedot saadaan myös vanhempansa perhesuhdetietoja koskevalle todistukselle.

Viime vuosien muutosten saavutukset ja ratkaisemattomat haasteet

Viime vuosien muutokset ovat parantaneet ja tehostaneet työnteon prosesseja kirkon rekisteripalveluissa huomattavasti. Sekä aineisto että työ ovat läpinäkyviä. Aluekeskusrekistereiden viranhaltijoilla on valtakunnallinen näkymä Kirjuriin. Kirjurin tilauskanta on niin ikään kaikkien viranhaltijoiden nähtävillä. Tämä auttaa työntekijää asiakkaan ohjaamisessa. ”Yhden luukun periaatteen” toteutuminen on seikka, josta hyötyvät ennen kaikkea viranomaisselvityksiä tilaavat asiakkaat.

Rekisterin ylläpito on tehostunut valtakunnallisen aineiston myötä. Tietolähteet tarvittaessa tehtäviin korjauksiin ovat henkilön koko historian ajalta virkailijan ulottuvilla. Korjauksen ketjuttaminen seurakunta seurakunnalta perhelehtiin ja sähköisiin aineistoihin on näin ollen historiaa.

Sähköiset asiointipalvelut ovat mahdollistaneet yhteydenotot aluekeskusrekistereihin ajasta ja paikasta riippumatta. Tällä hetkellä virkatodistustilauksen, avioliiton esteiden tutkintapyynnön ja kirkkoon liittymispyynnön voi tehdä sähköisesti vahvasti tunnistautuen. Nämä tilaukset ja pyynnöt tarkastetaan ja käsitellään päivittäin. Aluekeskusrekisterit palvelevat myös puhelimitse ja sähköpostitse. Suurin osa rekistereistä on avoinna myös käyntiasiakkaita varten. Voisi todeta, että digitalisaatiosta huolimatta aluekeskusrekistereissä on ihminen tavattavissa ja ovet auki kaikkia varten.

Kirkon rekisteripalveluiden viime vuosien muutokset ovat kuitenkin heikentäneet sukututkimuksen asemaa. Erityisenä haasteena on ovien sulkeutuminen omatoimiselta tutkimiselta. Tähän ovat vaikuttaneet useat tekijät. Vuonna 2018 astui voimaan Euroopan unionin tietosuoja-asetus. Tämä edellytti myös kansallisen tietosuojalainsäädännön uudistamista. Tietosuojalainsäädäntö on vahvistanut erityisesti arkaluonteisten henkilötietojen tunnistamista ja yksityisyyden suojaa. Esimerkiksi uskonnollinen vakaumus luokitellaan arkaluonteiseksi henkilötiedoksi. Yksin jäsenyys uskontokunnassa on omiaan ilmaisemaan vakaumusta, ja on näin luonteeltaan yksityisyyden suojan piiriin kuuluva tieto.

Lainsäädännön tiukentuminen on tuonut mukanaan sen, että yksityisellä ihmisellä ei ole subjektiivista oikeutta tutkia henkilötietoja sisältäviä aineistoja. Suku- ja henkilöhistoriallinen tutkimus on lopputulokseltaan usein erittäin lähellä tieteellistä historiallista ja yhteiskuntatieteellistä tutkimusta. Suku- ja henkilöhistoriallisen tutkimuksen lähtökohta on kuitenkin yksityinen. Tieteellinen tutkimus puolestaan tapahtuu tutkimuslaitoksen tai yliopiston toimeksiannosta. Tutkimuksella tulee olla ohjausryhmä, asianmukainen tutkimus- ja rahoitussuunnitelma. Suomen ev.lut. kirkon aluekeskusrekistereissä rekisterijohtaja tekee viime kädessä päätöksen henkilön oikeudesta tutkia aineistoja.

Käytännöllinen hankaluus omatoimisessa tutkimisessa on se, että aineistot eivät ole enää kootusti tutun kirkkoherranviraston holvissa. Osa aineistosta on luovutettu Kansallisarkistoon. Keskusrekistereissä ei ole myöskään henkilöstöresursseja auttaa ja valvoa omatoimista tutkimista.

Henkilötietojen suoja-aika Suomessa on verraten pitkä, 100 vuotta. Tätä vanhempi aineisto kuitenkin vapautuu julkiseksi. Kuolleiden ja haudattujen luettelot vapautuvat julkiseen käyttöön, kun viimeisenkin luettelossa mainitun henkilön kuolemasta on kulunut 50 vuotta. Haasteena on, miten saada suoja-ajan täyttymisen myötä vapautuva aineisto tutkijoiden ulottuville.

Virkatodistukset sukututkimusta varten laaditaan tällä hetkellä aluekeskusrekisterikohtaisesti. Tämä on ollut myös omiaan lisäämään kustannuksia ja viivästyttämään tutkimuksen valmistumista. Tähän on tulossa kuitenkin muutos, jonka toivon parantavan tutkijoiden asemaa. Lähitulevaisuudessa myös sukututkimustilaukselle avataan sähköinen asiointipalvelukanava. Tutkimus laaditaan kohdehenkilön viimeisimmän kotiseurakunnan aluekeskusrekisterissä valtakunnallisen periaatteen mukaan. Yhden luukun periaate tulee näin toteutumaan myös sukututkimuksen osalta.